Списання безнадійної дебіторської заборгованості при ліквідації ТОВ

Списання безнадійної дебіторської заборгованості при ліквідації ТОВ — це етап, від якого залежить, яким буде ліквідаційний баланс і чи не виникне у компанії несподіваних податкових зобов'язань. Дебіторка — це борги перед компанією, тобто актив, і просто «стерти» його не можна: списання має бути обґрунтованим і документально підтвердженим. Ще більше ускладнює ситуацію те, що з 2022 року строк позовної давності призупинено на час воєнного стану, тому звична підстава «минуло 1095 днів» наразі працює не завжди. Нижче — коли заборгованість стає безнадійною, як її списати під час ліквідації та які податкові наслідки з ПДВ і податком на прибуток при цьому виникають.

Коли дебіторська заборгованість вважається безнадійною

Для списання заборгованість спершу має бути визнана безнадійною. За пунктом 4 НП(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» достатньо однієї з двох умов:

• минув строк позовної давності — загальний строк становить три роки (ст. 257 Цивільного кодексу України);
• є впевненість у неповерненні боргу — наприклад, боржника ліквідовано без правонаступника, визнано банкрутом або внесено запис про припинення до ЄДР.

Друга підстава при ліквідації часто важливіша за першу, адже вона не залежить від строку давності й дозволяє списати борг за фактом неможливості стягнення — за наявності документального підтвердження (постанова суду, витяг з ЄДР про припинення боржника тощо).

Чому строк позовної давності зараз не «1095 днів»

Багато хто досі списує дебіторку за звичним правилом «минуло 1095 днів — можна списувати». Але під час воєнного стану це правило працює інакше. Перебіг строків позовної давності, визначених Цивільним кодексом, призупинено на весь період дії воєнного стану (пункт 19 «Прикінцевих та перехідних положень» ЦКУ, запроваджений Законом № 2120-IX).

Що це означає на практиці:

• формально строк давності по багатьох боргах ще не сплив, навіть якщо з дати виникнення минуло понад три роки;
• списувати заборгованість лише на підставі «сплив строк давності» ризиковано — податкова може оскаржити період списання;
• надійніше списувати за іншою підставою — впевненістю в неповерненні, підтвердженою документами (ліквідація боржника, банкрутство).

Саме тому при ліквідації ТОВ у 2026 році основою для списання найчастіше є документальне підтвердження безнадійності, а не арифметика строку давності.

Як списати безнадійну дебіторську заборгованість при ліквідації ТОВ

Списання дебіторки під час ліквідації проходить у межах обов'язкової інвентаризації та оформлюється комплектом документів. Порядок такий:

• Інвентаризація розрахунків. Комісія проводить звірку з боржниками й аналізує кожен борг: реальний він чи безнадійний, чи не переривався строк давності (ст. 264 ЦКУ).
• Наказ або рішення зборів. Підставою для списання є наказ керівника, а для істотних сум — рішення загальних зборів учасників.
• Бухгалтерська довідка. До наказу додають довідку з поясненням причин списання та документи, що підтверджують безнадійність.
• Відображення в обліку. Безнадійну дебіторку списують за рахунок резерву сумнівних боргів, а за його відсутності — на інші витрати періоду.

Без цього комплекту документів списання вважається необґрунтованим, і податкова має підстави не визнати його при перевірці.

ПДВ при списанні дебіторки: ключова різниця між боргом і авансом

Найбільша плутанина виникає з ПДВ, адже наслідки прямо залежать від того, який саме борг списується.

Списання грошової дебіторки за відвантажений товар

Якщо покупець отримав товар чи послугу, але не розрахувався, і цей борг списується як безнадійний, раніше нараховане податкове зобов'язання з ПДВ не коригується. Постачання відбулося, зобов'язання виникло за першою подією — і воно залишається. Розрахунок коригування не виписується.

Списання авансу, сплаченого постачальнику

Інша ситуація — коли компанія сама перерахувала передоплату (Дт 371), а товар чи послугу так і не отримала. Тут при списанні безнадійної заборгованості потрібно відкоригувати раніше сформований податковий кредит з ПДВ через нарахування умовних податкових зобов'язань (ст. 198.5 Податкового кодексу України), адже придбання так і не відбулося.

Ця різниця критична: списання «своєї» дебіторки за товар ПДВ не зачіпає, а списання виданого авансу тягне коригування податкового кредиту.

Податок на прибуток при списанні безнадійної дебіторки

Наслідки з податку на прибуток залежать від того, хто списує заборгованість:

• Малодоходники (дохід до 40 млн грн) та платники єдиного податку — списують за правилами бухобліку, без податкових різниць. Для платника ЄП списання дебіторки взагалі не впливає на суму єдиного податку.
• Високодоходники (понад 40 млн грн) — застосовують коригування фінрезультату: збільшувальне на суму списаної заборгованості (п. 139.2.1 ПКУ) та зменшувальне лише на ту, що відповідає ознакам безнадійності (п. 139.2.2, пп. 14.1.11 ПКУ). Додатково податкова вимагає коригування за п. 140.5.10 ПКУ, вважаючи прострочену заборгованість безповоротною фіндопомогою.

Тому перед списанням важливо визначити статус компанії — від нього залежить, чи виникнуть податкові різниці.

Калькулятор строку позовної давності

Введіть дату виникнення заборгованості, щоб орієнтовно оцінити, скільки минуло від неї. Зверніть увагу: результат є довідковим і не враховує призупинення строку на час воєнного стану та випадки його переривання — тому спиратися лише на нього при списанні не можна.

Типові помилки при списанні безнадійної дебіторки під час ліквідації ТОВ

• Списати за «строком давності» під час воєнного стану. Строк призупинено — таке списання податкова може оскаржити. Надійніше — підстава «впевненість у неповерненні» з документами.
• Не відкоригувати ПДВ за виданим авансом. При списанні передоплати постачальнику потрібне коригування податкового кредиту (ст. 198.5 ПКУ) — його часто забувають.
• Списати без документів. Наказ, бухдовідка й підтвердження безнадійності обов'язкові, інакше витрати знімуть на перевірці.
• Проігнорувати статус платника. Високодоходники мають застосувати податкові різниці — без цього виникне заниження об'єкта оподаткування.

Правова база: списання безнадійної дебіторки при ліквідації ТОВ

• Цивільний кодекс України — строк позовної давності (ст. 257), переривання строку (ст. 264), призупинення на воєнний стан (п. 19 Прикінцевих положень);
• Податковий кодекс України — ознаки безнадійної заборгованості (пп. 14.1.11), коригування податкового кредиту (ст. 198.5), різниці з податку на прибуток (пп. 139.2.1, 139.2.2, 140.5.10);
• НП(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» — критерії визнання заборгованості безнадійною (п. 4).